Comment automatiser la Synchronisation Des Congés

Auparavant, vous deviez saisir manuellement tous les congés de vos employés dans le module de paie. Désormais, tout est automatisé pour vous simplifier la vie! Pour synchroniser automatiquement les heures de congé de l’outil Rise RH avec la paie, voici les étapes à suivre.

1. Contactez notre équipe du Support chez Rise, afin d’activer la synchronisation des congés pour votre organisation.
   
2. Précisez la date à partir de laquelle vous souhaitez synchroniser les congés avec la paie. Cette date représentera la « date d'entrée en vigueur ».
   
3. Une fois la synchronisation des congés activée, vous pouvez importer des congés pour chaque paie en un seul clic. Pour commencer à importer des congés, cliquez sur l'onglet Paie.
   

4. Cliquez sur Démarrer un cycle de paie / Passer en revue l'historique.
   

5. Cliquez sur l’option Créer la prochaine paie normale, puis sur le bouton Feuille d'entrée sur la ligne de la nouvelle paie créée.
   

6. Cliquez sur Importer les congés.
   

Pour tous les employés qui figurent actuellement sur la fiche d’entrée, l’importation des congés reportera leurs heures de vacances approuvées, à partir de la date d'entrée en vigueur jusqu'à la fin de cette période de paie sur la fiche d’entrée.

Remarque: Seules les heures de vacances approuvées sont synchronisées avec cette fonction. Dans le cas où des congés sont en attente d’approbation, ils seront synchronisés dès qu'ils seront approuvés lors du prochain cycle de paie. 

Remarque 2: La fonction Importer les congés ne prendra en compte que les heures des employés qui sont actuellement dans la fiche d’entrée. Confirmez si la liste des employés dans la fiche d’entrée est exacte avant de cliquer sur l'importation des congés.

1. Si la date d'entrée en vigueur est antérieure à la paie:
   

Le système synchronisera tous les congés à partir de la date d'entrée en vigueur jusqu'à la fin de la paie.

Exemple:

Date d'entrée en vigueur: 1er février

Salaire: du 1er mars au 15 mars

Congés synchronisés: du 1er février au 15 mars

2. Si la date d'entrée en vigueur est la même que le début du cycle de paie:
   

Le système synchronisera tous les congés uniquement durant la période de paie. Il ne synchronisera pas les congés antérieurs.

Exemple:

Date d'entrée en vigueur: 1er mars

Salaire: du 1er mars au 15 mars

Congés synchronisés: du 1er mars au 15 mars

3. Si la date d'entrée en vigueur est antérieure à la période de paie et que les congés n'ont pas été approuvés:
   

Le système synchronise uniquement les congés approuvés à partir de la date d'entrée en vigueur jusqu'à la fin de la paie.

Exemple:

Date d'entrée en vigueur: 1er mars

Salaire: du 1er mars au 15 mars

Congés synchronisés: du 1er mars au 15 mars

4. S'il y a des congés non approuvés avant la paie, mais après la date d'entrée en vigueur:
   

Le système synchronise uniquement les congés approuvés. Si les heures de vacances après la date d'entrée en vigueur sont approuvées maintenant mais pour une période antérieure à la période de paie, les heures seront toujours importées dans cette période de paie.

Exemple:

Date d'entrée en vigueur: 1er février

Dates de congés: 15 février au 27 février

Congés approuvés: 3 mars

Salaire: du 1er mars au 15 mars

Congés synchronisés: 15 février - 27 février + 1er mars - 15 mars

7. Cliquez à nouveau sur la fiche d’entrée concernée pour le même cycle de paie. Les heures transférées apparaîtront en gras sur cette page.
   

Comment Revoir Les Heures Synchronisées à Partir du Temps de Congés

1. Cliquez sur la fiche d'entrée pour la même paie.
   
2. Cliquez sur Voir les écarts dans les congés.
   

3. Le rapport des écarts dans les congés apparaît, comme illustré ci-dessous. Dans ce rapport, vous pouvez consulter et confirmer les congés importés et voir comment la fiche d'entrée a été modifiée.
   

• Congés - valeur d’importation : les heures qui ont été transférées dans les congés
  
• Valeur de la fiche d'entrée : la valeur initiale qui était sur la fiche d'entrée
  
• Montant de l’écart : la différence entre la valeur de la fiche d'entrée et la valeur de temps d'arrêt de l'importation
  
• Raison possible : les écarts dans les congés peuvent s’expliquer par plusieurs raisons, notamment si :
  

• Le temps n'a pas été importé : il est possible que vous n’ayez pas cliqué sur le bouton Importer les congés, malgré les heures de congé disponibles pour l'importation. 
  
• L'heure de la fiche d'entrée ne correspond pas à sa valeur initiale : par exemple si vous avez importé quelques heures et que la fiche d'entrée a été modifiée.
  
• La valeur d'importation externe demandée en heures ne correspond pas : par exemple si vous avez importé l'heure, puis exporté la fiche d'entrée, modifié les valeurs et réimporté. Dans ce cas, essayez à nouveau d’exporter la fiche d'entrée.
  
• Erreur inconnue