Comment gérer les paramètres d’approbation du temps de travail dans l’outil Gestion du temps?

Comment gérer les paramètres d’approbation du temps de travail dans l’outil Gestion du temps?

Comment accéder aux détails de votre organisation 

1. Rendez-vous dans votre outil Rise RH et dans le menu de navigation en haut à droite de votre page, sélectionnez l’onglet Planifier (Scheduling).



2. Dans le menu de navigation sur le côté gauche, cliquez sur Paramètres de l'organisation.


Fuseau horaire pour les pointages

Utilisez la liste déroulante pour choisir le fuseau horaire dans lequel les pointages de vos employés doivent être enregistrés.


Tolérances de correspondance

Les tolérances de correspondance permettent aux employés d'être considérés à l'heure même s'ils n'entrent pas et ne sortent pas à la minute exacte où leur service commence ou se termine. 

Il y a trois façons d'utiliser les tolérances de correspondance: 

1. Utiliser des tolérances de correspondance basées sur une fenêtre de temps définie 
Vous avez besoin que vos employés soient présents à des horaires de travail précis pour assurer le bon fonctionnement de vos services? Ce type de tolérance de correspondance peut vous être utile. Il permet de créer une fenêtre de temps durant laquelle les employés sont bien considérés comme étant à l'heure pour leur horaire de travail. Pour l'utiliser, cliquez sur le bouton à côté de Utiliser des tolérances de correspondance basées sur un intervalle de temps définie (exacte).
Dans chaque case Exactement (Arrivée en avance, Arrivée en retard, Départ en avance et Départ en retard), entrez le nombre de minutes pendant lesquelles un employé peut être en dehors de l'horaire tout en étant considéré à l'heure. 



Dans la capture d'écran ci-dessus, le paramètre Arrivée en avance est réglé sur une fenêtre de temps de 5 minutes. Avec ce réglage, si un employé a un horaire de travail prévu à 8 heures, il peut pointer 5 minutes avant ou 5 minutes après et être noté à l'heure. Aucun avertissement n'apparaîtra dans l'approbation du temps. Cependant, si l'employé excède ces 5 minutes de décalage, vous verrez une case rouge sur la page d’approbation des horaires. 

2. Utilisez les tolérances de correspondance basées sur votre horaire (exacte et proche de)
Ce type de tolérance utilise la même correspondance précédemment, mais il comprend également une option "Proche de" pour offrir plus de flexibilité à vos employés. Le temps proche de l'heure est relatif à l'heure exacte. Pour l'utiliser, cliquez sur le bouton à côté de Utilisez les tolérances de correspondance basées sur votre horaire (exacte et proche de).

Dans chaque case Exactement (Arrivée en avance, Arrivée en retard, Départ en avance et Départ en retard), entrez le nombre de minutes de décalage qu'un employé peut avoir et être toujours considéré à l'heure. 

Dans chaque case Proche de l'heure, indiquez combien de minutes par rapport à l'heure "exacte" un employé peut être considéré comme proche de l'heure. Si un employé sort de cette fenêtre de temps, vous verrez un avertissement jaune apparaître sur la page d’approbation des horaires. 



Dans la capture d'écran ci-dessus, le paramètre "Arrivée en avance exactement" est réglé sur 5 minutes et le paramètre "Arrivée en avance proche de" est réglé sur 10 minutes. Avec ces réglages, si un employé a un horaire de travail prévu à 8 heures, il a une fenêtre de 5 minutes de flexibilité pour pointer pour être considéré à l'heure, et une fenêtre de 10 minutes maximum pour pointer. S’il pointe dans cette periode de temps de 10 minutes, la case horaire sera surlignée en jaune, mais l'employé sera considéré comme étant à l'heure. En revanche, s'il sort de cette fenêtre de temps, un avertissement rouge apparaît sur la page d’approbation des horaires.

3. Utilisez des tolérances de correspondance pour les pointages qui ne correspondent pas à des horaires de travail définis.
Si vous souhaitez offrir plus de flexibilité horaire à vos employés, c’est tout à fait possible sur notre outil. 

Vous pouvez utiliser cette option lorsque deux pointages ont eu lieu dans la même période de 24 heures mais sans être attribués à un horaire de travail défini. Si deux pointages se trouvent dans cette même période, ils peuvent ainsi être mis en correspondance ensemble. S'il y a un horaire de travail pour cet employé dans ce service au cours de cette période de 24 heures, il sera jumelé à ces poinçons. 

Cependant, si ces pointages sont plus espacés dans le temps, il y aura deux enregistrements séparés sur la page d'approbation des horaires. 

Sachez que la période de 24 heures ne doit pas nécessairement commencer et se terminer à minuit. Vous pouvez utiliser l'heure de réinitialisation des horaires de travail pour déterminer quand cette période de 24 heures commence et se termine. Par exemple, dans un restaurant, vous pouvez souhaiter que l'heure de remise à zéro des horaires soit fixée à 5 heures du matin afin de tenir compte des équipes de nuit. 


L’approbation des heures de travail par défaut

La fonction d’approbation des heures de travail définie par défaut est utilisée pour déterminer comment les temps de pointage apparaissent sur la page d’approbation du temps de travail. 

Pas de correspondance

Ce menu déroulant contrôle le comportement des pointages qui ne correspondent pas à des horaires de travail définis.

Choisissez Vide si vous voulez remplir manuellement les cases de temps pour ces pointages sur la page d'approbation du temps. 

Choisissez Réel si vous voulez que les cases de temps soient remplies avec l'heure réelle des pointages sur la page d'approbation du temps. 



Heures d'arrivée et de départ au travail exacts 

Ces cases correspondent aux temps saisis dans les Tolérances d'arrivée et de départ exactes. 

Il y a 3 options dans chaque liste déroulante: 

Choisissez Vide si vous voulez remplir manuellement les cases de temps pour les pointages. Vous verrez l'heure prévue et l'heure de pointage sous la case de l’horaire et pour l’approuver, vous devrez saisir manuellement l'heure d'entrée et l'heure de sortie du pointage.



Choisissez Réel si vous souhaitez que les cases horaires de la page d’approbation du temps de travail soient remplies avec le temps réel des pointages. 



Choisissez Planifié si vous voulez que les cases horaires de la page d’approbation du temps soient remplies avec l'heure prévue. 



Voici quelques exemples de ce qui se passe sur la page d'approbation du temps lorsque la tolérance de correspondance exacte est fixée à 5 minutes pour toutes les cases : 
  1. Si vous utilisez la case Vide et qu'un employé (qui est prévu de 8h00 à 15h00 sans pause non payée) poinçonne à 7h57 et sort à 15h03, vous verrez les details suivants :
  2. un D (début) : 8h00 
  3. un P (pointage à l’arrivée) : 7h57 sous une case vide d'heure de début 
  4. un S (sortie): 15h00 
  5. un P (pointage à la sortie) : 15h03 sous une case vide d'heure de fin dans la page d’approbation du temps. 
Afin d'approuver l’horaire de travail, vous devrez saisir manuellement l'heure à laquelle vous souhaitez payer l'employé, puis cliquer sur Approuver. 
  1. Si vous utilisez la fonction Réel et qu'un employé (devant travailler de 8h00 à 15h00 sans pause non payée) pointe à 7h57 et sort à 15h03, il apparaîtra bien à l'heure dans les cases Heure de début et Heure de fin. Si vous cliquez sur Approuver, l'employé sera payé pour 7 heures et 6 minutes de travail, et non pour les 7 heures prévues à l'origine. 
  1. Si vous utilisez la fonction Planifié et qu'un employé (devant travailler de 8h00 à 15h00 sans pause non payée) pointe à 7h57 et sort à 15h03, 8h il apparaîtra bien à l'heure dans les cases Heure de début et Heure de fin. Si vous cliquez sur Approuver, l'employé sera payé pour 7 heures de travail, et non pour les 7 heures et 6 minutes qu'il a travaillées. 
Arrivée et sortie proche de l’horaire de travail

Ces cases correspondent aux temps saisis dans les tolérances “Arrivée et sortie proches de la correspondance”. Il y a 3 options dans chaque liste déroulante:

Choisissez Vide si vous voulez remplir manuellement les cases de temps sur la page d'approbation du temps de travail pour les pointages.  



Choisissez Réel si vous voulez que les cases horaires de la page d’approbation du temps soient remplies avec l’heure de pointage réel.  
 


Choisissez Planifié si vous souhaitez que les cases horaires de la page d’approbation du temps soient remplies avec l'heure prévue. 



Voici quelques exemples de ce qui se passe sur la page d'approbation du temps lorsque la tolérance de correspondance “proche de” est fixée à 10 minutes et que la tolérance de correspondance “exacte” est fixée à 5 minutes pour toutes les cases : 

- Si vous utilisez la fonction Vide et qu'un employé (devant travailler de 8h00 à 15h00 sans pause non payée) pointe à 7h48 et sort à 14h52, vous verrez un S (début) : 8h00 et un P (pointage) : 7h48. La case de l’horaire de travail sera surlignee en jaune pour vous indiquer que le pointage se trouvait dans la tolérance "Proche de". Afin d'approuver l’horaire de travail, vous devrez saisir manuellement l'heure à laquelle vous souhaitez payer l'employé, puis cliquer sur Approuver. 

- Si vous utilisez la fonction Réel et qu'un employé (devant travailler de 8h00 à 15h00 sans pause non payée) pointe à 7h48 et sort à 14h52, cela apparaîtra comme tel dans les cases Heure de début et Heure de fin. La case de cet horaire de travail sera surlignee en jaune pour vous indiquer que le pointage se trouve dans la tolérance "Proche". Si vous cliquez sur Approuver, l'employé sera payé pour 7 heures et 4 minutes de travail, et non pour les 7 heures prévues à l'origine. 

- Si vous utilisez l'option Planifié et qu'un employé (devant travailler de 8h à 15h et qui n'est pas non rémunéré) poinçonne à 7h48 et sort à 14h52, les heures de travail initialement programmées apparaîtront dans les cases Heure de début et Heure de fin. Un surlignage jaune apparaîtra également pour vous indiquer que le pointage se trouvait dans la tolérance "Proche de". Si vous cliquez sur Approuver, l'employé sera payé pour 7 heures de travail, et non pour les 7 heures et 4 minutes qu'il a travaillées. 

Arrondir les horaires de travail

La fonctionnalité Arrondir au plus proche vous permet de choisir un moment pour arrondir les pointages des employés.

La fonctionnalité Arrondir à l'inférieur vous permet de choisir à quel point le système va arrondir l’horaire à la baisse.



Par exemple : Imaginons que le temps indiqué sous la fonction Arrondir au plus proche est fixé à 5 et que celui sous la fonction Arrondir à l'inférieur est fixé à 2 minutes 30 secondes. 
Si un employé pointe à 7h57 et 20 secondes pour son horaire de travail à 8h00, le pointage sera enregistré pour 7h55 (arrondi à l'inférieur). Si un employé pointe à 7:57:40 pour son horaire de travail de 8h00, son pointage sera enregistré pour 8h00 (arrondi au plus proche).

Choisir l’approbation automatique des pointages

Le comportement d'approbation automatique est une fonctionnalité qui permet de définir vos paramètres d'approbation automatique pour les pointages de votre équipe.

Cochez Approuver automatiquement les correspondances exactes si vous souhaitez approuver automatiquement un décalage avec des poinçons qui entrent dans les paramètres que vous avez définis.   

Sinon, cochez Approuver automatiquement les correspondances proches si vous souhaitez approuver automatiquement un horaire de travail avec des pointages qui entrent dans les paramètres que vous avez définis.   
   

Les pauses non payées 

Vous pouvez aussi utiliser les pauses non rémunérées pour créer un calcul du nombre de pauses à attribuer pour la durée d'un horaire de travail, en fonction des heures de pointage. 

Par exemple : si la durée de la pause est fixée à 15 minutes, que la durée de l’horaire de travail est de 4 heures et qu'un employé travaille pendant 8 heures, il aura 30 minutes de pause incluses dans la page d'approbation du temps. Cependant, si un employé travaille pendant 7 heures avec cette configuration, il n'aura que 15 minutes de pause calculées pour son horaire.  

Bien faire appliquer les paramètres

Une fois que vous avez fini de gérer vos paramètres, n’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer afin qu’ils s’appliquent correctement.



Dérogations pour certains départements de votre organisation

Si vous souhaitez des paramètres de planification, de temps et de présence différents pour un département spécifique de votre organisation, c’est possible! On vous explique comment procéder dans notre article Comment créer une dérogation pour un département dans l’outil de Gestion du temps.

Nous espérons que cet article vous a été utile!