Comment utiliser les outils des modèles de documents dans eSignatures?
Vous avez une foule de fonctionnalités pour créer et personnaliser vos modèles de documents grâce à Rise eSignatures. On vous explique comment les utiliser, étape par étape et en toute simplicité!
*Notez que pour le moment, certaines fonctionnalités apparaissent en anglais seulement dans l’outil, mais vos documents eux pourront être en français. Nous espérons vous apporter la plus grande satisfaction avec une version 100 % français au début de 2021.
Créer des champs dans le document
Pour créer un champ, cliquez sur le champ que vous souhaitez ajouter à votre document, puis faites-le glisser et déposez-le dans le document.
Après avoir placé un champ dans le document, vous pouvez cliquer et faire glisser le champ pour le déplacer.
Suppression de champs
Vous pouvez aussi supprimer un champ en cliquant sur celui-ci, puis en appuyant sur la touche Supprimer/Delete de votre clavier ou en cliquant sur l'icône de la corbeille dans les détails du champ.
Vue du document
La barre sur le côté droit de votre page vous permet de scanner chaque page du document et de naviguer rapidement vers les autres pages. Pour afficher cette barre latérale, désélectionnez tous les champs.
Sélection de plusieurs champs
Vous pouvez sélectionner plusieurs champs de deux façons : en maintenant la touche Commande sur un Mac ou la touche Contrôle sur un PC et en cliquant sur les champs que vous souhaitez modifier, ou en maintenant votre souris appuyée et en dessinant un carré autour des champs. Cela vous permet de modifier les options que les champs sélectionnés ont en commun.
Utiliser les outils du document
Déroulement
Utilisez la liste déroulante pour choisir la taille du document sur votre écran.
Annuler/Rétablir
Utilisez ces boutons pour annuler ou rétablir des actions.
Copier/Coller
Utilisez ces boutons pour reproduire des champs et du texte - cet outil est notamment utile si vous avez de nombreux champs avec des options personnalisées.
Raccourcis clavier
Il s'agit d'un guide pratique de tous les raccourcis clavier que vous pouvez utiliser sur cet outil. Très pratique pour créer des modèles de documents encore plus rapidement!
Créer des champs de signature
Signature
Utilisez ce champ pour créer un espace dédié à une signature. Pour voir rapidement à qui le champ est attribué, passez votre curseur sur la case.
Initiales
Vous pouvez utiliser ce champ pour créer un espace dédié aux initiales du ou des signataires. Pour voir rapidement à qui le champ est attribué, passez simplement votre curseur sur la case.
Options des champs de signature
Vous pouvez même personnaliser vos champs de signature en utilisant les options de la barre latérale à droite de votre page lorsqu'un champ est sélectionné. Sachez que pour le moment, toutes les options ne sont pas disponibles pour chaque champ.
- Attribué à: vous pouvez choisir à qui le champ est attribué.
- Champ obligatoire: vous pouvez choisir si un champ doit être rempli obligatoirement ou non.
- Nom du champ: vous pouvez donner un nom au champ pour le distinguer des autres champs du même type.
Créer des champs à remplissage automatique
Les champs auto-remplis
Les champs dédiés à la date de signature, au nom et au courriel sont automatiquement remplis sur la base des données enregistrées sur Rise RH. Toutefois, les champs Entreprise et Titre doivent être remplis manuellement.
Date de signature
Placez ce champ à l'endroit où une date est requise. Vous pouvez utiliser l'option Attribué à pour ce champ afin de contrôler vos paramètres de date. Si vous choisissez Moi (maintenant), la date du document sera automatiquement remplie avec la date à laquelle le document est attribué. Si vous choisissez Signer, il sera demandé de remplir la date lors de la signature du document.
Vous pouvez utiliser le menu déroulant sous Format pour choisir le format de la date (par exemple AAAA/MM/JJ). Ce format de date sera appliqué à toutes les dates du document - notez que vous devez garder le même format de date pour un seul document.
Nom
Utilisez ce champ pour créer un espace dédié au nom. Vous pouvez utiliser la liste déroulante Type pour choisir si le prénom, le nom ou le nom complet du signataire doit être utilisé dans le champ.
Courriel
Utilisez ce champ pour créer un espace pour le courriel d'un signataire.
Entreprise
Utilisez ce champ pour créer un espace pour le nom de l'entreprise du signataire.
Titre
Utilisez ce champ pour créer un espace pour le titre d'un signataire.
Options de remplissage automatique des champs
Vous pouvez personnaliser vos champs à remplissage automatique en utilisant les options de la barre latérale à droite de votre page, lorsqu'un champ est sélectionné. Notez que pour le moment, toutes les options ne sont pas disponibles pour chaque champ.
- Attribué à : vous permet de choisir à qui le champ est attribué.
- Champ requis: vous permet de choisir si un champ doit être obligatoirement rempli ou non.
- Format: vous permet de modifier la police et la taille du texte dans un champ.
- Nom du champ: permet de donner un nom au champ pour le distinguer des autres champs du même type.
Créer des champs standard
Les champs standard vous donnent la possibilité d'avoir des champs à cocher ou des zones de texte personnalisées dans votre document pour une plus grande flexibilité. Ils ont les mêmes options Attribué à, Champ obligatoire, Format et Nom du champ que les champs à remplissage automatique.
Texte
Utilisez ce champ pour créer un espace dédié au texte. Dans la barre de détails de ce champ, vous avez plusieurs options pour personnaliser votre champ de texte.
- Texte masqué : Le texte ici apparaîtra sous forme d'astérisques (par exemple ******) pour les autres signataires et sur le PDF final. Utilisez cette fonction pour protéger les informations sensibles. Pour plus d'informations à ce sujet, on vous recommande de consulter l'article de HelloSign intitulé Masquage des informations sensibles (disponible uniquement en anglais).
- Texte de remplacement : Nous recommandons d'ajouter des instructions ici pour indiquer au signataire ce qu'il doit écrire dans la zone de texte.
- Validation : Utilisez ce menu déroulant pour contrôler ce que l'utilisateur peut taper dans la zone (par exemple, des lettres uniquement, des chiffres uniquement, un numéro de téléphone,etc).
Case à cocher
Utilisez ce champ pour créer une case à cocher. Vous avez la possibilité de décocher la case ou de la cocher par défaut.
Déroulement
Utilisez ce champ pour créer un menu déroulant avec une sélection de choix. Sous Options, saisissez les options du menu déroulant, séparées par une virgule, un point-virgule ou un saut de ligne. Vous avez la possibilité de décocher la case ou de la cocher par défaut. Si vous souhaitez qu'une option soit sélectionnée par défaut, choisissez cette option sous Options par défaut.
Boutons d’option
Utilisez ce champ pour permettre aux utilisateurs de choisir entre deux ou plusieurs options. Dans la barre de détails de ce champ, vous disposez de plusieurs options pour personnaliser vos boutons d’options.
- Ajout de nouvelles options : Cliquez sur le signe + en bas pour ajouter un autre bouton d’options.
- Modification de l'emplacement des boutons d’options : Pour réorganiser les cases d'option (c'est-à-dire passer de l'horizontale à la verticale ou les disposer de manière à correspondre à l'emplacement sur un formulaire), vous pouvez cliquer et faire glisser le bouton que vous souhaitez déplacer.
- Noms des boutons : Utilisez cette fonctionnalité pour nommer les options de vos boutons.
Logique conditionnelle
Vous pouvez utiliser une logique conditionnelle pour contrôler la façon dont votre document apparaît aux signataires, selon les options choisies. Cette fonction est disponible pour tous les champs standard. Pour plus d'informations sur l'utilisation de la logique conditionnelle, nous vous recommandons de consulter l'article de HelloSign intitulé Ajouter une logique conditionnelle aux documents.
On espère que cet article vous a été utile!
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