Table des matières

·       ⋅Gestion des politiques

·       ⋅Gestion de l’application

·       ⋅Demandes de congés

Gestion des politiques

Dois-je ajouter manuellement l’employé à son équipe ou à son secteur après l’avoir inscrit dans Paie?

Le module Congés se synchronise avec celui de la paie en y recueillant l’information entrée sur vos employés et vos secteurs internes. Si la personne est chef d’un secteur, vous devez vous rendre à l’Onglet
Entreprise pour lui attribuer ce rôle.

Toutefois, le concept des « équipes » est propre au module Congés. Lorsqu’on inscrit une personne dans Paie, elle n’est pas automatiquement ajoutée à une équipe dans Congés. On peut se servir des équipes pour créer des groupes d’approbateurs personnalisés, appliquer un critère de bonification à un certain groupe de personnes, ou encore établir des groupes de travail dans l’entreprise. Puisque ces équipes sont propres au module Congés, on peut les modifier à sa guise dans ce module. Pour ajouter une personne à une équipe, il faut passer par l’onglet Entreprise.

Enfin, vous devriez veiller à ce qu’une équipe principale et un secteur principal soient établis dans le profil de chaque personne pour que tout le monde voie le calendrier de demande s’afficher comme il se doit, et pour que les demandes de chacun soient acheminées correctement si la désignation de son groupe d’approbateurs renvoie aux chefs de son équipe ou de son secteur principal. (En savoir plus sur les groupes d’approbateurs et sur l’établissement des équipes ou secteurs principaux.)

option d’établissement de l’équipe ou du secteur principal

Voir toutes les pratiques exemplaires relatives à l’inscription des nouveaux employés dans Congés.

Comment l’accumulation des congés fonctionne-t-elle, et qu’est-ce que l’employé voit comme congés disponibles?

      On peut établir deux types de politiques d’accumulation des congés : annuelle ou mensuelle.

• Annuelle : Dans le cas de l’accumulation annuelle, on fixe une date de référence à laquelle un certain nombre de journées est ajouté aux congés disponibles de l’employé pour le reste de l’année. Il s’agit du nombre de congés auxquels il a droit pour toute l’année, et non pas seulement ceux qu’il a accumulés pendant une période de paie.
  

• Mensuelle : Dans le cas de l’accumulation mensuelle, le total des congés annuels est simplement divisé en 12 dépôts mensuels; le nombre de congés pour l’année est donc attribué partiellement chaque mois, le jour de votre choix (normalement le premier ou le dernier jour du mois).
  

Malheureusement, le module Congés ne note pas la valeur en dollars des congés accumulés. Il faut continuer d’indiquer cette valeur sur le talon de paie de l’employé pour la comptabilité.

En savoir plus sur l’établissement des politiques.

Le calendrier de demande permet-il de faire un quelconque suivi des heures supplémentaires?

Le module Congés est surtout adapté aux politiques de congés qui ne sont pas directement liées au suivi d’une valeur en dollars, comme les congés compensatoires ou les banques de temps. On pourrait alors effectivement entrer le temps qu’une personne accumule dans sa banque. Quiconque dispose des droits d’administration aurait la possibilité de modifier manuellement la banque pour ajouter les heures accumulées. Ensuite, l’employé pourrait demander des congés en fonction du nouveau cumul.

Ce processus est généralement utilisé parce qu’il permet de noter des tendances sur le recours aux banques de temps, et de centraliser les demandes de congés tout en les acheminant automatiquement aux approbateurs concernés.

Gestion de l’application

Combien de temps puis-je laisser ma session ouverte?

Nous fermerons votre session chaque jour. Cette mesure sert à vous protéger au cas où vous la laisseriez ouverte par mégarde sur un réseau à risque. Cela dit, si vous demeurez actif, votre session ne se fermera pas pendant la journée. Nous voulons protéger la confidentialité et la sécurité des comptes en activité, tout en évitant d’interrompre votre travail si vous revenez constamment à l’application.

Comment puis-je ajouter de nouveaux membres à une équipe dans Congés?

Congés se synchronise avec le module Paie de Rise, donc il vous suffit d’ajouter la personne dans Paie! En savoir plus sur l’ajout d’un nouvel employé dans Paie.

Dans l’heure qui suit, les employés ajoutés s’afficheront dans l’application Congés.

Les membres de votre équipe ne sont pas tous des résidents canadiens? Vous pouvez inscrire 888-888-880 comme numéro d’assurance sociale au moment de créer le dossier d’un employé pour la paie. 

Quelles sont les notifications que je recevrai par courriel?

Nous vous enverrons différents types de courriels, selon vos droits d’accès.

Courriels généraux (tout le monde peut recevoir ce type de courriels)

1.     Courriel d’inscription pour activer votre compte

2.     Courriel de réinitialisation du mot de passe (après avoir suivi le processus en cas d’oubli du mot de passe)

3.     Courriel résumant une demande de congé que vous venez de présenter

4.     Courriel de suivi à l’approbation ou au refus de votre demande de congé

Courriels réservés aux administrateurs ou approbateurs

1.     Courriel résumant toute nouvelle demande soumise à votre approbation

Il est impossible de refuser ces envois pour le moment; tous les courriels seront envoyés.

Puis-je utiliser mes authentifiants de Paie pour me connecter à Congés?

Les deux comptes sont séparés. Vous devrez noter vos authentifiants pour chacun séparément.

Est-il possible de configurer un affichage global pour qu’une personne puisse voir tous les congés approuvés dans l’ensemble de l’entreprise?

Ce type de configuration est rendu possible par la fonction des équipes et des secteurs principaux. En effet, les administrateurs peuvent créer, dans Paie ou dans Congés respectivement, un secteur ou une équipe qui réunit tout le monde. Ensuite, pour chaque personne à qui accorder ces droits, ils doivent accéder à son profil pour désigner ce groupe général comme l’équipe ou le secteur principal de la personne. En savoir plus sur l’établissement des équipes ou secteurs principaux.

Le calendrier de demande vous montre les absences dans votre équipe ou secteur principal, donc si c’est le groupe général qui est désigné comme votre équipe ou secteur principal, vous verrez par défaut toutes les demandes de congés. Vous pouvez ensuite décider de n’afficher que votre propre secteur (si le groupe général a été configuré comme une équipe) ou votre propre équipe (si le groupe général a été configuré comme un secteur). En savoir plus sur l’établissement des équipes.

Gestion de la confidentialité entourant cette option : Si vous n’êtes pas parmi les approbateurs associés à un employé (par exemple), sa demande s’affichera en gris. Si vous l’êtes, elle s’affichera dans la couleur choisie pour la politique en question. Cette mesure de confidentialité vise à ce que seuls les approbateurs connaissent précisément le motif d’absence d’une personne. Quant à vos propres demandes, elles s’affichent toujours en couleur.

En savoir plus sur le calendrier de demande.

Demandes de congés

Je me suis trompé dans ma demande de congé, mais je l’ai envoyée. Puis-je l’annuler et recommencer?

Toute demande visant une plage future, qu’elle soit en attente ou approuvée, peut être annulée par son auteur. Les administrateurs peuvent aussi annuler toute demande passée qui n’a pas encore été fermée (refusée ou déjà annulée).

En savoir plus sur l’annulation des demandes.

Si ma politique autorise le report des congés et qu’il me reste des congés inutilisés de l’année précédente, le système saura-t-il qu’il faut épuiser ces congés reportés en premier?

Vos congés reportés seront toujours utilisés en priorité pour que vous ne perdiez pas votre cumul annuel. Par contre, n’oubliez pas de vérifier si votre politique de congés fixe un délai d’expiration pour les congés reportés, auquel cas vous perdriez tout congé inutilisé qui dépasse le délai ainsi programmé. Pour savoir si c’est le cas, consultez votre tableau de bord dans Congés. En savoir plus sur le tableau de bord.

Puis-je présenter une demande utilisant plus d’une politique?

Oui, mais les congés ainsi demandés doivent se suivre (sans interruption). Par exemple, vous pouvez demander congé du 1^er au 10 mai au titre d’une politique et du 11 au 13 mai au titre d’une autre politique. Par contre, vous ne pouvez pas présenter une même demande pour avoir congé du 1^er au 10 mai, puis du 12 au 14 mai, car ces plages ne se suivent pas. Le calendrier de Congés suit le modèle d’un calendrier normal, à savoir que les congés séparés doivent effectivement être demandés séparément.

En savoir plus sur le calendrier de demande.

En tant qu’administrateur, puis-je inscrire les congés d’un employé?

Oui! Dans le tableau de bord personnel de chaque employé dans Congés, vous pouvez cliquer sur le bouton Inscrire un congé approuvé, ce qui crée une demande de congé (passé ou futur) automatiquement approuvée. Cette fonction est particulièrement pratique pour les journées de maladie, quand une personne appelle pour signaler son absence, mais qu’elle n’est pas en mesure d’aller l’inscrire à l’ordinateur.

En savoir plus sur la gestion des congés en tant qu’administrateur.

Puis-je présenter une demande au-delà de mes congés disponibles?

Nous avons conçu un calendrier de demande très flexible qui autorise les exceptions et permet aux demandes de passer du côté négatif. Avant d’approuver ces demandes, l’approbateur reçoit de l’information utile pour prendre une décision éclairée : les congés restants avant et après la demande, l’incidence nette de la demande sur les congés disponibles de l’employé, les commentaires pertinents formulés par un approbateur et les demandes connexes déjà présentées dans l’équipe de la personne.

L’idéal est de toujours consulter votre administrateur pour connaître les règles appliquées avant l’approbation d’une demande qui dépasse vos congés disponibles.

L’application exclut-elle les fins de semaine ou les jours fériés lorsque je présente une demande?

Le calendrier de demande tient automatiquement compte des jours fériés de votre province, qui s’affichent en orange. Quand une demande empiète sur une fin de semaine ou un jour férié, ces journées ne sont pas soustraites des congés disponibles.

Cependant, si vous travaillez les fins de semaine et devez ainsi changer les journées à soustraire, vous pouvez modifier le paramètre de calcul au moment de la demande pour inclure le samedi et le dimanche et exclure, par exemple, le lundi et le mardi.