Comment gérer les spécifications de paie pour un employé
Si une instruction de paie existe pour l’ensemble de votre entreprise, elle est configurée selon l’une de deux façons; applicable à tous les employés, ou applicable qu’à ceux à qui elle est ajoutée. Si l’instruction de paie est configurée comme étant applicable à tous les employés, elle apparaîtra par défaut sous l’onglet Instruction de paie de chaque employé. Autrement, vous devrez l’ajouter spécifiquement à leur profil. Pour plus d’information sur la configuration des instructions de paie pour une entreprise, consultez notre article sur Comment ajouter des instructions de paie.
1. Allez au profil de paie de l’employé. Pour en savoir plus, consultez notre article sur Comment accéder au dossier d’un employé.
2. Cliquez sur l’onglet Instructions de paie.
3. Cliquez sur Ajouter une instruction de paie.
4. Sélectionnez l’instruction de paie que vous souhaitez ajouter.
5. Assurez-vous que le bouton Activer reste cliqué. Défilez jusque dans le bas et cliquez sur Enregistrer pour ajouter cette instruction de paie. Pour modifier l’information, lisez la section ci-dessous sur la personnalisation.
Personnaliser une instruction de paie préexistante
1. Allez au profil de paie de l’employé. Pour en savoir plus, consultez notre article sur Comment accéder au dossier d’un employé.
2. Cliquez sur l’onglet Instructions de paie.
3. Trouvez l’instruction de paie que vous voulez modifier. Si l’instruction n’existe pas dans le profil, cliquez sur Afficher les instructions de paie désactivées pour voir si elle a été désactivée ou cliquez sur Ajouter une instruction de paie pour l’ajouter pour une première fois.
4. Si vous modifiez l’instruction de paie pour une première fois pour cet employé, cliquez sur Appliquer une exception à l'employé. Si vous avez déjà modifié l’instruction de paie pour cet employé, cliquez sur Modifier.
5. Cette première section de l’écran de modification décrit l’instruction de paie en question et le type d’instruction.
Si la case Activer est cochée, cette instruction aura une zone de texte sur la feuille de saisie pour cet employé. Cliquez sur la case Remplacer les propriétés par défaut si vous voulez que l’information de cet employé diffère des paramètres par défaut de l’entreprise. L’instruction, par défaut, suivra le même horaire que les paramètres de l’entreprise – si des modifications sont requises, sélectionnez l’horaire approprié à partir du menu déroulant.
6. Faites défiler et vous verrez la section Fiche d’entrée de la paie.
- Valeur par défaut : La valeur par défaut fait référence à un montant régulier à entrer sur la feuille de saisie. Ce montant apparaîtra par défaut sur la feuille de saisie à chaque fois que l’instruction doit être mise sur la feuille de saisie selon l’horaire (voir ci-haut pour l’horaire).
- Autoprotection : Cette option est utilisée en combinaison avec une valeur par défaut. Si sélectionnée, la valeur par défaut ne peut être modifiée sur la feuille de saisie.
- Seuil de mise en garde : Si la valeur dépasse cette limite (dans un seul passage de paie), un avertissement apparaîtra sur votre rapport d’erreurs/d’avertissements après avoir traité la paie.
- Seuil d’erreur : Si la valeur dépasse cette limite (dans un seul passage de paie), une erreur apparaîtra sur votre rapport d’erreurs/d’avertissements après avoir traité la paie et vous ne pourrez pas l’approuver.
7. Continuez de faire défiler et vous verrez la section Formule. Ceci vous permet d’ajouter un calcul à votre instruction de paie. Tout ce qui est saisi (soit une valeur par défaut ou une entrée manuelle) passera pas le calcul formulé. Veuillez contacter notre équipe de soutien si vous avez besoin d’aide avec une formule d’instruction de paie.
8. Sous ceci se trouve le Traitement de l’instruction. Ici, vous pouvez spécifier certaines valeurs maximales pour cette instruction de paie.
- Ne peut dépasser ce maximum par paie : Ceci vous permet de régler un maximum à considérer pour chaque passage de paie. Si la valeur dépasse ce chiffre, seul ce chiffre sera inclus dans le passage de paie (ex. si un maximum de 250 $ est établi et que la feuille de saisie de la paie précise un montant de 300 $, seul le montant de 250 $ sera inclus dans le paiement).
- Est réduit ou fixé à zéro s’il dépasse : Ceci vous permet de régler un maximum qui continue à travers plusieurs passages de paie. Pour spécifier quand un maximum n’est plus considéré, choisissez l’une des deux options décrites dans la case orange (ex. si un maximum de 250 $ est établi, et que la feuille de saisie de la paie a 50 $ par passage de paie, seuls les 5 premiers passages de paie seront considérés, après quoi cette instruction de paie s’arrêtera automatiquement).
- Et s’accumule à partir du début de l’année : Ceci signifie que l’instruction de paie fonctionnera jusqu’à ce qu’elle atteigne le maximum ci-dessus, après quoi elle s’arrêtera. Elle se réinitialisera lorsque l’année change et recommencera.
- Et le montant est cumulé depuis la dernière mise à jour du solde : Ceci signifie que l’instruction de paie fonctionnera jusqu’à ce qu’elle atteigne le maximum ci-dessus, après quoi elle s’arrêtera. Elle ne se réinitialisera que lorsqu’un humain appuiera sur le bouton ci-dessous (Remettre le cumul à zéro).