La clôture de l’année salariale est une étape obligatoire que vous devez effectuer dans Rise. Ce processus finalise toutes vos données sur la paie pour l’année en cours et vous permet de commencer à traiter les paies pour la prochaine année fiscale avec les taux et fréquences gouvernementaux mis à jour.

Ce guide vous accompagnera tout au long du processus, de la confirmation de vos derniers cycles de paie à la mise à jour de vos nouveaux taux de cotisation pour l’année à venir.

Avertissement rapide mais important : les informations que vous confirmez au cours de ce processus (fréquence des versements, taux d’assurance-emploi, etc.) sont transmises à des organismes gouvernementaux, tels que l’ARC et Revenu Québec. La saisie d’informations incorrectes peut entraîner des pénalités importantes, calculées en pourcentage, pour les paiements en retard ou manquants. Veuillez vérifier toutes les informations par rapport à vos avis officiels du gouvernement.

Étape 1 : Accédez à la page de clôture de fin d’année.

1. Dans le menu principal de gauche, cliquez sur Paie.
2. Dans le menu de navigation secondaire qui s’affiche, cliquez à nouveau sur Paie.
3. Dans l’écran principal Paie, recherchez la section Fin d’année et cliquez sur Clôture de fin d’année.

Étape 2 : Comprenez votre liste de vérification de fin d’année

Le bouton « Clôturer l’année » restera grisé jusqu’à ce que tous les éléments de cette liste de contrôle soient terminés.

Pour activer le bouton « Clôturer l’année », vous devez :

• Enregistrez tous les cycles de paie réguliers : tous vos cycles de paie prévus pour l’année doivent être finalisés et marqués comme « Enregistrés ».
  • Conseil de pro : si votre calendrier comprend un cycle de paie final que vous n’avez pas l’intention d’utiliser, vous pouvez le supprimer du calendrier de paie pour satisfaire à cette étape.
• Enregistrez tous les cycles de paie ponctuels : tous les cycles de paie non prévus ou hors cycle doivent également être « Enregistrés ».
• Confirmez les fréquences de versement annuelles et les taux de cotisation : il s’agit de la tâche la plus importante, et le reste de ce guide se concentrera sur celle-ci.

Pour commencer cette tâche, cliquez sur le lien « Examiner les détails » dans la liste de contrôle.

Étape 3 : Examinez et mettez à jour vos taux annuels

Important : ces instructions s’appliquent uniquement à la mise à jour des paramètres de versement et des taux de cotisation pour l’année à venir lors de la clôture de fin d’année. Pour les modifications en cours d’année, veuillez contacter l’assistance.

Après avoir cliqué sur « Examiner les détails », vous serez redirigé vers la page « Examiner les taux et fréquences annuels ». Ce formulaire est divisé en sections en fonction de la configuration de votre entreprise (par exemple, vous ne verrez pas les sections relatives au Québec si vous n’avez pas d’employés dans cette province).

Vous devez examiner chaque section et la mettre à jour avec les nouveaux taux que vous avez reçus des organismes gouvernementaux pour l’année à venir.

1. Paramètres de versement à l’ARC

1. Le système affiche votre fréquence de versement actuelle et votre taux de cotisation à l’assurance-emploi (AE).

2. Pour mettre à jour ces informations pour la nouvelle année, cliquez sur Oui.

3. Nouvelle fréquence de versement : sélectionnez la nouvelle fréquence (par exemple, Seuil 2 (hebdomadaire), Régulière (mensuelle)) dans le menu déroulant. Ces informations proviennent directement de votre avis de l’ARC.

   • Important : si votre fréquence officielle auprès de l’ARC est trimestrielle, vous devez sélectionner Régulière (mensuelle) dans Rise. Rise effectue des versements au moins une fois par mois, ce qui correspond à une pratique courante en matière de paie.

4. Nouveau taux de cotisation à l’assurance-emploi :

   • Sélectionnez Utiliser le taux standard de l’ARC si vous utilisez le taux standard d’assurance-emploi.
   • Sélectionnez Utiliser le taux réduit de l’AE* si votre entreprise a été approuvée pour un taux réduit (p. ex., pour un régime d’invalidité de courte durée) et entrez le pourcentage spécifique indiqué dans votre avis.
     

Enregistrez vos modifications

Vos modifications ne seront finalisées qu’après avoir cliqué sur Confirmer les paramètres de versement, ce que vous ne devez faire qu’après avoir tout vérifié pour la prochaine année fiscale.

2. Paramètres de versement à RQ (Revenu Québec)

1. Cliquez sur Oui pour mettre à jour vos paramètres pour la nouvelle année.
2. Sélectionnez votre nouvelle fréquence de versement dans le menu déroulant en fonction de l’avis reçu de Revenu Québec.
   • ❗️Important : Si votre fréquence RQ officielle est annuelle, vous devez sélectionner trimestrielle.

3. Taux d’indemnisation des accidents du travail (WCB, WSIB, CNESST)

1. Cliquez sur Oui pour mettre à jour vos taux.
2. Vous pouvez désormais :
   • Cliquez sur Modifier pour modifier le taux d’une région/d’un département existant.
   • Cliquez sur Supprimer pour supprimer un taux qui n’est plus applicable.
   • Cliquez sur + Ajouter un nouveau taux pour ajouter un nouveau taux pour une région ou un département spécifique.
3. Comment saisir les taux : il s’agit d’un point qui prête souvent à confusion. Que votre avis indique 1,48 % ou 1,48 $ par tranche de 100 $ de salaire, vous devez simplement saisir 1,48 dans le champ « taux ».

4. Taux de la taxe sur la santé des employeurs (EHT/FSS)

• Pour l’Ontario (EHT) :
  1. Cliquez sur Oui pour mettre à jour.
  2. Entrez le nouveau taux* (en pourcentage).
  3. Entrez le montant de l’exemption*. Si vous n’avez pas d’exemption, entrez 0.
• Pour le Québec (FSS) :
  • Le processus pour le FSS est différent. Vous ne recevrez votre nouveau taux qu’après avoir déposé votre sommaire RL-1 en février de la nouvelle année.
  • Action requise : lorsque vous recevrez votre avis de nouveau taux FSS de Revenu Québec (au cours de la nouvelle année), veuillez contacter le service d’assistance de Rise. Notre équipe mettra à jour ce taux pour vous.

Étape 4 : Enregistrez ou confirmez vos modifications

• Enregistrer en tant que brouillon : utilisez ce bouton si vous attendez encore des avis du gouvernement et devez revenir plus tard. Vos modifications seront enregistrées, mais ne seront pas finalisées.
• Confirmer les paramètres de versement : utilisez ce bouton lorsque vous avez terminé et que vous avez saisi toutes vos informations définitives et correctes.

Avant de pouvoir confirmer, vous devez cocher trois cases pour reconnaître que :

1. Vous confirmez que les informations fournies sont exactes et à jour.
2. Vous comprenez que le fait de ne pas fournir des informations exactes peut entraîner des pénalités de la part de l’ARC.
3. Vous comprenez que le fait de ne pas fournir des informations exactes peut entraîner des pénalités de la part de Revenu Québec.

Une fois que vous avez coché les cases, cliquez sur Confirmer les paramètres de versement.

Étape 5 : Clôturez l’année

Après avoir confirmé vos taux, vous serez redirigé vers la liste de contrôle de clôture de fin d’année.

La tâche « Confirmer les fréquences de versement annuelles… » sera désormais marquée comme terminée.

Une fois que vos derniers cycles de paie de l’année auront également été enregistrés, tous les éléments de la liste de contrôle seront terminés et le bouton « Clôturer l’année » deviendra actif (il deviendra bleu).

Cliquez sur le bouton « Clôturer l’année ».

Et voilà! Vous avez clôturé avec succès l’année fiscale en cours. Rise est désormais prêt à traiter votre première paie de la prochaine année fiscale. Les nouveaux taux et fréquences que vous avez saisis s’appliqueront automatiquement à tous les cycles de paie de la nouvelle année.

🙋‍♂️ Vous avez besoin d’aide?

Nous savons que ce processus peut être stressant. Si vous avez des questions au sujet d’un avis du gouvernement ou si vous avez des doutes concernant une étape :

• Cliquez sur le lien « Notre équipe peut vous aider —soumettre un billet » situé à droite de la page.
• Contactez l’équipe d’assistance de Rise par clavarder en direct ou par téléphone pour toute question urgente.