Lorsque vous importez des entrées de temps à partir d’un fichier CSV externe, il est important que vos données soient bien formatées pour éviter les erreurs. Veuillez trouver ci-dessous des meilleures pratiques que nous avons cernées et des choses à considérer lorsque vous importez vos entrées de temps. Pour en savoir plus sur la façon d’importer les entrées de temps, consultez notre article sur Comment importer des entrées de temps à partir de fichiers CSV.

Comprenez chaque colonne

Voici un aperçu de chaque colonne que vous devriez avoir dans votre fichier d’entrées de temps.

1. ID de l’employé
   
1. L’ID unique de l’employé est assigné automatiquement à l’employé par Rise. Visitez la section Ajoutez les données requises sur les employés ci-dessous pour savoir comment accéder aux ID des employés. Notez que les ID des employés ne sont pas habituellement requis et ne devraient être utilisés que lorsqu’il y a des employés avec le même nom ou code.
2. Code de l’employé
   
1. Un code est assigné manuellement à chaque employé lorsque l’employé est ajouté à Rise la première fois. Le Code de l’employé se trouve dans l’onglet Emploi dans le profil de l’employé dans Personnel.
   
3. Nom de l’employé
   
1. Le nom complet de l’employé. Utilisez les noms énumérés dans Prénom et Nom dans le profil de l’employé dans Personnel.
   
4. Département
   
1. Les quarts de l’employé peuvent être liés aux départements au besoin. Une liste de départements dont fait partie l’employé se trouve dans l’onglet Emploi du profil de l’employé dans Personnel.
   
5. Date du quart
   
1. Si le quart de l’employé s’est déroulé au cours d’une même date, ajoutez la date de ce quart ici. Utilisez le format AAAA-MM-JJ.
   
6. Début du quart
   
1. L’heure à laquelle l’employé pointe son arrivée au début du quart. Selon la façon dont vous enregistrez les quarts, ce champ peut être formaté comme suit : H:mm AM/PM, HH:mm, ou AAAA-MM-JJ HH:mm. Pour plus d’information sur quel format utiliser, consultez la section Formatez correctement les données des entrées de temps ci-dessous.
   
7. Fin du quart
   
1. L’heure à laquelle l’employé pointe son départ à la fin du quart. Selon la façon dont vous enregistrez les quarts, ce champ peut être formaté comme suit : H:mm AM/PM, HH:mm, ou AAAA-MM-JJ HH:mm. Pour plus d’information sur quel format utiliser, consultez la section Formatez correctement les données des entrées de temps ci-dessous.
   
8. Minutes de pauses non rémunérées
   
1. La durée de la pause non rémunérée de l’employé, en minutes. Si l’employé a pris une pause rémunérée ou n’a pas pris de pause du tout, ce champ peut être laissé vide. Ce champ n’est pas requis si vous utilisez la Durée du quart.
   
9. Durée du quart
   
1. Plutôt que d’enregistrer les heures de début et de fin du quart d’un employé, vous pouvez aussi enregistrer que la longueur totale du quart d’un employé. Si vous décidez d’utiliser cette option, le seul autre champ basé sur le temps que vous devrez remplir est la Date du quart. Ce champ devrait être formaté comme suit H:mm.

Utilisez votre fuseau horaire local

N’incluez pas la Date du quart pour les quarts se déroulant sur plus d’un jour

Si la date de fin d’un quart diffère de la date de début d’un quart (l’employé a travaillé après minuit), laissez la colonne Date du quart vide et assurez-vous d’ajouter une date aux champs Début du quart et Fin du quart pour spécifier que le quart s’est terminé à une autre date lors de l’enregistrement du pointage au départ. Des détails sur le formatage des heures de pointage apparaissent ci-dessus dans la section Comprenez chaque colonne ainsi que dans la section Formatez correctement les données des entrées de temps ci-dessous. Le système acceptera des quarts débutant et se terminant à des dates différentes pourvu que le quart soit de moins de 24 heures.

Ajoutez les données requises sur les employés

Pour vous assurer que le système soit en mesure de reconnaître vos employés, ajoutez leur prénom, leur nom, et le code d’employé à la feuille d’entrées de temps. Si vous avez des employés avec le même nom et code d’employé, vous pouvez utiliser des ID d’employé pour différencier ces employés. L’ID de l’employé est un identifiant unique à chaque employé de votre organisation qui peut être accédé via le rapport de la Liste maîtresse des employés dans Personnel. Pour savoir comment exécuter le rapport de la Liste maîtresse des employés, consultez notre article sur Comment créer un rapport dans les RH.

Assurez-vous que chaque quart ait les données requises

Pour s’assurer que les heures de tous les employés soient comptabilisées, assurez-vous que chaque quart ait l’une des combinaisons d’information suivantes :

1. Si l’employé a pointé son arrivée et son départ d’un quart qui s’est déroulé sur une date : Date du quart, Début du quart, Fin du quart 
2. Si un employé a pointé son arrivée et son départ d’un quart qui s’est déroulé sur deux dates (l’employé a travaillé après minuit) : Date, Début du quart (incluant la date), Fin du quart (incluant la date)
3. Si l’employé enregistre son nombre total d’heures plutôt que des heures de pointage : Date, Durée du quart
   

Formatez correctement les données des entrées de temps

L’information dans chaque colonne doit être bien formatée pour s’assurer qu’elle soit bien lue par notre système. Nous vous recommandons de copier le formatage utilisé dans notre modèle d’entrée de temps, mais nous vous avons aussi fourni une liste des formats appropriés pour chaque champ. Notez que le formatage ci-dessous doit être suivi à la lettre pour que les quarts soient importés sans erreurs; les dates, par exemple, doivent être dans le bon ordre année-mois-jour et être séparées par un – plutôt que par une / ou un .

1. Date du quart
   
1. AAAA-MM-JJ (ex. 2022-06-18)
   
2. Début du quart / Fin du quart
   
1. H:mm AM / PM (ex. 8:01 AM)
   
2. HH:mm (ex. 13:57)
   
3. AAAA-MM-JJ HH:mm (ex. 2022-06-18 13:57)        
1. Notez que vous n’avez à inclure la date dans le Début du quart / Fin du quart que si le quart s’est déroulé sur deux dates.
   
3. Durée du quart
   
1. H:MM (ex. 7:12)
   

Utilisez un fichier avec le bon format et la bonne taille

Notre système ne prend en charge que les fichiers CSV. Les tableurs dans d’autres formats tels que les fichiers XLSX doivent être enregistrés en tant que fichiers CSV avant de pouvoir être importés. Les fichiers d’entrées de temps peuvent avoir un maximum de 250 rangées, ce qui équivaut à 250 entrées de temps. Si votre fichier contient plus de 250 rangées, vous pouvez le diviser en de multiples fichiers et les télécharger un à la fois.

Auto-approuvez vos entrées de temps importées

Nous vous recommandons de configurer l’auto-approbation pour vos entrées de temps importées afin de ne pas avoir à approuver chacune d’elle manuellement. Pour se faire, ouvrez les Paramètres d’approbation du temps dans Paramètres sous Planification et cochez Auto-approbation lorsque vous importez via la case CSV.