Quand les versements doivent-ils être effectués?

Quand les versements doivent-ils être effectués?

À propos des versements

En tant qu'employeur, vous êtes tenu par l'Agence du revenu du Canada (ARC) de verser les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC), les cotisations d'assurance-emploi (AE) et l'impôt sur le revenu prélevés sur le revenu de votre employé, ainsi que la part de l'employeur des cotisations au RPC et à l'AE.

L'ARC ne considère qu'un versement est « effectué » que le jour où elle le reçoit (le receveur général) ‒ assurez-vous de prévoir le temps nécessaire pour que le paiement lui parvienne (il peut y avoir des délais dans l'exécution des paiements électroniques).

Maintenant, comme l'ARC est fermée les fins de semaine et les jours fériés, si votre versement est dû l'un de ces jours, il sera dû le jour ouvrable suivant. Cela signifie que si votre versement est dû un dimanche et que le jour ouvrable suivant (lundi) n'est pas un jour férié, il sera dû le lundi. Là encore, comme la réception de votre versement peut prendre du temps et que de nombreuses institutions financières sont fermées la fin de semaine et les jours fériés, il est préférable d'envoyer vos versements avant la fin de semaine.

Si malheureusement votre entreprise fait faillite ou cesse ses activités, les versements sont dus à votre centre fiscal dans les 7 jours suivant la fermeture/la faillite.

Défaut de versement :

L'ARC traite les versements tardifs avec des pénalités en appliquant un pourcentage à votre total impayé en fonction de votre retard.
  1. si le montant a un à trois jours de retard : 3 %
  1. si le montant a quatre ou cinq jours de retard : 5 %
  1. si le montant a six ou sept jours de retard : 7 %
  1. si le montant a plus de sept jours de retard (ou défaut d’effectuer des retenues/versements) : 10 %
Cette pénalité n'est généralement appliquée qu'aux montants supérieurs à 500 $, mais l'ARC peut choisir de l'appliquer aux montants inférieurs à 500 $.

En outre, le fait de ne pas déduire le montant exact et de ne pas le verser peut entraîner une pénalité de 10 % exigée par l'ARC.

L'ARC n'appliquera cette pénalité qu'une seule fois par année civile : si vous êtes soumis à une autre pénalité au cours de la même année, l'ARC peut appliquer une pénalité de 20 % sur un versement tardif ou un défaut d’effectuer des retenues si elle estime que l'erreur a été commise sciemment ou par négligence. 

Dates limites

Versement trimestriel

Un versement trimestriel consiste à effectuer un versement une fois par trimestre. Pour être admissible, un employeur doit :
  1. avoir des retenues moyennes mensuelles (RMM) inférieures à 3 000 $ au cours de la première ou de la deuxième année civile précédente;
  2. avoir un historique de conformité exemplaire (« exemplaire » signifie que tous les versements, paiements de TPS/TVH, déclarations de renseignements de type T4 et déclarations de TPS/TVH ont été produits à temps au cours des 12 derniers mois).
Les nouveaux employeurs seront informés par courrier de cette option. Les employeurs qui demeurent admissibles ne recevront pas de nouvel avis, mais seront avisés du contraire si leur statut change. Si vous croyez que votre statut change pour devenir admissible aux versements trimestriels, vous pouvez communiquer avec l'ARC par téléphone au 1 800 959-7775 pour demander à faire des versements trimestriels.

Les trimestres se répartissent comme suit :
  1. Janvier à mars
  1. Avril à juin
  1. Juillet à septembre
  1. Octobre à décembre
Les versements sont dus le 15e jour du mois suivant le dernier mois du trimestre. Les dates d'échéance sont les suivantes :
  1. 15 avril
  1. 15 juillet
  1. 15 octobre
  1. 15 janvier

Versement régulier

Un versement régulier consiste à effectuer un versement par mois, au plus tard le 15 du mois suivant le mois où vous avez effectué les retenues.
Si vos retenues mensuelles moyennes (RMM) sont inférieures à 14 999,99 $ (et que vous n’effectuez pas de versements trimestriels, comme ci-dessus), vous devez effectuer des versements réguliers. Vous devez verser vos retenues de façon à ce que l'ARC les reçoive au plus tard le 15 du mois suivant le mois où vous avez effectué les retenues.
 

Versements accélérés ‒ Seuil 1

Pour être admissible à effectuer des versements accélérés de seuil 1, vous devez avoir eu un montant total de retenues mensuelles moyennes (RMM) de 15 000 $ à 49 999,99 $ il y a deux années civiles. Cela inclut les personnes ayant des sociétés associées et des comptes de paie multiples.

L'ARC doit recevoir vos retenues au plus tard aux dates suivantes :
  1. pour les rémunérations payées avant le 16 du mois, au plus tard le 25 du même mois;
  1. pour les rémunérations payées après le 15 du mois, mais avant le premier jour du mois suivant, au plus tard le 10 du mois suivant.

Versements accélérés ‒ Seuil 2

Un versement accéléré de seuil 2 consiste à effectuer un versement chaque semaine durant laquelle des retenues sont effectuées (jusqu'à 4 fois par mois).

Ce groupe est composé d'employeurs dont le montant total des retenues mensuelles moyennes (RMM) était de 50 000 $ ou plus il y a deux années civiles.

Les montants retenus de la rémunération versée à n'importe quel moment du mois doivent être reçus par votre institution financière canadienne au plus tard le troisième jour ouvrable (à l'exclusion des samedis, dimanches et jours fériés) après la fin des périodes suivantes :
  1. du 1er au 7e jour du mois;
  1. du 8e au 14e jour du mois;
  1. du 15e au 21e jour du mois;
  1. du 22 au dernier jour du mois.
Exemple : si le jour de paie tombe le 5 du mois, le versement doit être effectué trois (3) jours ouvrables après le 7 de ce mois.

Les versements de seuil 2 doivent être effectués par voie électronique ou en personne auprès d’une institution financière canadienne, à défaut de quoi une pénalité pourrait être imposée.

Les grands employeurs sont tenus d'effectuer les paiements auprès d'une institution financière. Tous les paiements effectués à l'ARC au moins un jour complet avant la date d'échéance sont considérés comme ayant été effectués auprès d'une institution financière et aucune pénalité ne sera appliquée.

Les versements effectués à la date d'échéance, ailleurs que dans une institution financière, sont soumis à une pénalité de 3 % du montant dû.

Tous les versements effectués après la date d'échéance sont soumis aux taux de pénalité progressifs (comme ci-dessus).

Les versements accélérés des seuils 1 et 2 sont considérés comme des « versements accélérés mensuels » s'ils ont une fréquence de paie d'une fois par mois seulement.

Ajuster les comptes de cotisations fiscales de l’ARC et de RQ

Comme meilleure pratique, les comptes de cotisations fiscales de l’ARC et de RQ devraient être ajustés et rapprochés mensuellement. Pour ajuster vos comptes de cotisations fiscales, vous devrez accéder aux relevés de cotisations fiscales de l’ARC et de RQ. À chaque fin de mois, vos comptes de l’ARC et/ou de RQ devraient être ajustés aux rapports de cotisations fédérales Rise et/ou de cotisations du Québec pour s’assurer que tous les versements soient affichés pour le bon mois de déclaration fiscale. Tout écart devrait être signalé à Rise immédiatement à support@risepeople.com. 

Comment télécharger les cotisations fédéraux & du Québec

1. Allez à Paie, puis cliquez sur l’onglet Relevés.

2. Dans l’onglet Relevés personnalisés, allez à la section Relevés sur la paie et cliquez sur Cotisations fédéraux ou Cotisations du Québec. 



3. Sélectionnez la période de l’année fiscale, et cliquez sur Soumettre. Pour une année complète, assurez-vous d’inclure les dates d’échéance réelles des versements. Par exemple, l’année fiscale 2022 sera du 1er janvier 2022 au 31 janvier 2023 et inclura tous les versements pour une année complète de déclarations fiscales.

4. Une fois le rapport bien chargé, faites défiler et cliquez sur Exporter vers Excel/CSV/PDF.



5. Répétez les étapes précédentes pour les cotisations du Québec. 


Comment ajuster les rapports de versements Rise aux comptes de cotisations fiscales de l’ARC et de RQ :

1. Pour chaque période de paie, assurez-vous que la « Cotisations Exigibles » et les « Cotisations Totales » sur le rapport de versements Rise correspondent à ce qui est indiqué sur vos relevés mensuels de l’ARC et de RQ.

2. Corrigez les écarts à chaque mois et au besoin, contactez support@risepeople.com pour de l’aide. 

3. Vérifiez votre déclaration mensuelle de l’ARC et RQ pour des frais divers. Si des pénalités sont imposées, assurez-vous que le seuil de versements de votre compte de l’ARC et de RQ corresponde à l’information récente sur le seuil fournie à Rise. S’il y a un écart, veuillez contacter support@risepeople.com et fournir une copie de votre relevé de compte de l’ARC et de RQ. 

En ajustant et rapprochant vos comptes de cotisations fiscales de l’ARC et RQ à chaque mois vous réduisez le temps de rapprochement à la fin de l’année et vous assurez que vos comptes soient précis tout au long de l’année.