Table des matières

·       ⋅Confirmation d’une paie à passer

·       ⋅Examen des résultats

·       ⋅Approbation d’une paie

Confirmation d’une paie à passer

Ce tutoriel explique les dernières étapes du processus, une fois que vous avez déjà :

·       créé une paie normale ou ponctuelle;

·       entré l’information pertinente sur la rémunération, les avantages et les retenues.

L’étape suivante consiste à confirmer la paie pour générer les rapports qui servent à vérifier que vous avez entré toute l’information correctement.

1. Dans la fiche d’entrée, cliquez sur Confirmer. 
   
                                                                                                                                                                          
   

2.  Après le traitement, cliquez ensuite sur Résultats. 
   
   
                                                                                                                                                               
   

Examen des résultats

Vous avez de nombreux rapports à votre disposition pour vous aider dans le processus de vérification. S’il n’y a pas d’erreur, votre écran ressemblera à l’image ci-dessous. Pour voir le détail de chaque rapport et l’information qu’il contient, faites défiler la page.

                  

Erreurs et mises en garde

S’il y a une erreur, ce sera le seul rapport disponible, et vous devrez corriger l’erreur avant de continuer. S’il y a une mise en garde, ce rapport sera disponible, mais vous n’aurez aucun changement obligatoire à apporter avant de continuer. Si vous avez des questions sur ce rapport, n’hésitez pas à communiquer avec notre équipe de support.

            

Fiche d’entrée

Vous pouvez voir la fiche d’entrée à partir de la page des résultats, mais vous devez cliquer sur Modifier les données pour pouvoir modifier les données. Si vous modifiez les données, vous devrez reconfirmer la paie pour revenir au reste des rapports. Ainsi, vous pouvez faire des changements autant de fois que nécessaire.

Fiche de sortie

Sur le même modèle que la fiche d’entrée, la fiche de sortie montre les valeurs réelles calculées pour chaque rubrique de paie (y compris les retenues à la source, comme l’impôt), plutôt que les valeurs d’entrée.

Rapport du registre de paie

Ce rapport donne une vue d’ensemble de toutes les données sur la paie. Il contient des renseignements sur chaque employé, toutes les données sur la paie de chaque employé (période en cours et cumul annuel), ainsi que la rémunération brute et nette de chacun. C’est souvent le rapport principal à vérifier avant l’approbation.

Rapport du registre de paie par secteurs

C’est le même rapport que celui qui précède, sauf que l’information y est ventilée par secteurs et qu’il présente un total par secteur pour chaque instruction. À noter que le cumul annuel peut porter à confusion, voir être absent du rapport, puisqu’il peut être relié à un autre secteur que celui auquel se rapporte la rémunération actuelle.

Bulletins de paie

Vous pouvez voir les bulletins de paie tels que les employés les voient. C’est une version moins condensée, mais qui contient la même information que le rapport du registre.

Bulletins de paie sans chèques ni transmission électronique

Ce rapport montre les bulletins de paie pour les employés qui ne les reçoivent pas. Si l’employé est payé par chèque, un bulletin de paie papier sera joint à son chèque. S’il est inscrit à la transmission électronique, il recevra son bulletin de paie par courriel. Sinon, le bulletin figurera dans ce rapport.

Rapport sur les changements apportés aux paies

Ce rapport est extrêmement utile dans le processus de validation. Vous pouvez comparer une paie à une autre pour voir les différences entre les deux. Vous pouvez aussi voir les changements par rapport aux valeurs par défaut en consultant les paies sans comparaison. Vous pouvez sélectionner un employé, un secteur ou une rubrique de paie à comparer. Si aucun filtre n’est sélectionné, vous verrez tous les changements entre les deux paies. Nous recommandons d’inclure une forme de rapport sur les changements apportés aux paies dans votre processus d’approbation.

Rapport sur la facturation

Il est très important de revoir la facturation avant l’approbation. Ce rapport montre le montant total retiré du compte bancaire de l’entreprise, ainsi que la destination des fonds. La lecture de ce rapport devrait toujours être la dernière étape avant l’approbation.

Approbation d’une paie

Une fois que vous avez passé la paie en revue et que tout semble complet et exact, vous êtes prêt à l’approuver. C’est facile : vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton Approuver au bas de la page des résultats. Si vous n’y avez pas accès, communiquez avec votre administrateur pour modifier vos droits d’accès.

À noter qu’une fois approuvée, la paie est automatiquement passée par notre système, et qu’une paie passée est définitive : nous ne pouvons pas y apporter de changements.

Vous devez aussi vous assurer d’approuver chaque paie à temps, c’est-à-dire avant 10 h (HP) à la date limite d’entrée.