Remarque : La fonctionnalité d'intégration est disponible dans les formules Grow, Optimize et HR-Only.

L'assistant d'intégration vous guide à travers six étapes dans la barre latérale : Informations sur l'employé, Inscriptions, Tâches, Configuration de l'auto-intégration, Invitation à l'intégration et Vérification. Les étapes terminées sont cochées, et vous pouvez revenir en arrière à tout moment à l'aide du bouton Retour.

1. Ouvrez l'assistant d'intégration

Accédez à Personnel > Intégration. Cliquez sur + Ajouter un employé.

2. Choisissez comment commencer

Sélectionnez l'une des options suivantes :

• Commencer par un nouveau profil d'employé — créez une fiche à partir de zéro.
• Sélectionner un candidat récemment embauché — récupère les informations d'une personne déjà marquée comme « Embauché » dans Recrutement.

Cliquez sur Commencer.

Si vous avez choisi « Sélectionner un candidat récemment embauché »

Un menu déroulant Employé apparaît. Sélectionnez le candidat. Commencer s'active une fois qu'une personne est sélectionnée.

3. Informations sur l'employé

Les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires.

Informations de base

• Prénom (obligatoire)
• Deuxième prénom
• Nom (obligatoire)
• Nom d'usage
• Courriel professionnel
• Courriel personnel (obligatoire) — adresse à laquelle l'invitation d'intégration est envoyée
• Courriel de connexion préféré (obligatoire) — courriel personnel ou professionnel utilisé pour se connecter
• Langue préférée du nouvel employé (obligatoire) — définit la langue de son auto-intégration
• + Ajouter un numéro professionnel — cliquez pour ajouter un numéro de téléphone professionnel

Informations professionnelles

• Date d'entrée en fonction (obligatoire) — premier jour de travail, et non la date d'embauche
• Code d'employé (obligatoire) — rempli automatiquement; modifiez-le au besoin
• Pays d'emploi (obligatoire)
• Région d'emploi (obligatoire)
• Poste (obligatoire)
• Département
• Directeur
• Équipe

Autres informations personnelles et autres informations professionnelles

Il s'agit des champs personnalisés de votre organisation. Toute personne disposant d'une autorisation pour un champ donné peut le consulter et le modifier — il s'agit souvent des administrateurs, mais pas toujours. Remplissez les champs pertinents, puis cliquez sur Suivant.

Remarque : Pour configurer des champs personnalisés, consultez Comment mettre en place de l'information additionnelle pour mes employés?.

4. Inscriptions

Ces deux options sont facultatives. Ignorez-les ici et ajoutez-les plus tard à partir du profil de l'employé si vous préférez.

Inscrire l'employé dans Rise Payroll

Cochez Inscrire l'employé dans Rise Payroll pour créer un dossier de paie une fois l'intégration terminée. Un menu déroulant Organisation de paie apparaît — sélectionnez la bonne.

Si vous avez ignoré le département à l'étape 3, vous serez invité à en choisir un ici. L'employé sera invité à fournir ses coordonnées bancaires et son NAS lors de son auto-intégration.

Une fois l'intégration marquée comme terminée, ajoutez la politique de rémunération, les paramètres fiscaux et les instructions de paie à partir de l'onglet Paie de son profil, ou à partir de Paie.

Configurer le profil de l'employé pour l'inscription aux avantages sociaux collectifs

Cochez cette case pour faciliter l'inscription ultérieure aux avantages sociaux — ceci transforme les champs relatifs aux avantages sociaux en champs obligatoires dès maintenant, afin qu'ils soient remplis dès le départ.

Cliquez sur Suivant lorsque vous avez terminé.

5. Tâches

Ouvrez le menu déroulant Modèles de tâches et cochez les modèles que vous souhaitez attribuer. Ils sont regroupés par catégorie.

Les tâches attribuées à d'autres employés s'affichent immédiatement pour eux. Le nouvel employé voit ses propres tâches une fois qu'il a terminé son auto-intégration. Si l'accès anticipé à la plateforme est configuré, ceci peut avoir lieu avant sa date d'entrée en fonction.

Remarque : Vous n'avez pas encore de modèles de tâches? Consultez Comment créer et attribuer un modèle de tâche dans RH?.

Cliquez sur Suivant lorsque vous avez terminé.

6. Configuration de l'auto-intégration

Sélectionnez les champs personnalisés que le nouvel employé doit remplir lors de son auto-intégration. Ils sont regroupés sous Autres informations personnelles et Autres informations professionnelles.

Remarque : L'auto-intégration recueille toujours les coordonnées personnelles et les personnes à contacter en cas d'urgence. Si vous avez activé l'inscription à Rise Payroll à l'étape 4, les informations bancaires sont également recueillies.

Cliquez sur Suivant lorsque vous avez terminé.

7. Invitation à l'intégration

Modifiez le courriel de bienvenue avant qu'il ne soit envoyé à l'adresse courriel personnelle du nouvel employé :

• Ligne d'objet — ce qu'il voit dans sa boîte de réception
• Aperçu du texte — la ligne qui s'affiche sous l'objet dans la plupart des clients de messagerie
• Corps — éditeur de texte enrichi

Le corps contient des balises — NOM DU NOUVEL EMPLOYÉ, NOM DE L'ENTREPRISE, DATE DE DÉBUT — qui se remplissent automatiquement lors de l'envoi du courriel.

Cliquez sur Suivant lorsque vous avez terminé.

8. Vérification

Vérifiez tout. Cliquez sur Retour pour apporter des modifications, ou sur Créer le profil d'intégration lorsque tout est correct.

Remarque : Vous pouvez toujours modifier le profil après sa création. Consultez Comment modifier l'information d'accueil et d'intégration d'un employé.

9. Confirmation

L'écran de confirmation répertorie ce qui a été créé : la fiche de l'employé, la configuration de l'auto-intégration et toutes les tâches attribuées.

Cliquez sur Afficher le profil d'intégration.

10. Envoyer l'invitation d'intégration

L'invitation n'est pas envoyée automatiquement. Ceci vous laisse le temps de vérifier le profil avant que le nouvel employé ne reçoive quoi que ce soit.

Lorsque vous êtes prêt, ouvrez le profil d'intégration et cliquez sur Envoyer l'invitation. Elle est envoyée à l'adresse courriel personnelle indiquée à l'étape 3.

Le nouvel employé reçoit un lien pour effectuer son auto-intégration : créer son compte, confirmer ses informations et remplir les champs personnalisés de l'étape 6. Référez-vous à Comment compléter le Guide d'inscription des employés pour voir à quoi cela ressemble de leur côté.

Articles connexes

• Comment mettre en place de l'information additionnelle pour mes employés?
• Comment créer et attribuer un modèle de tâche dans RH?
• Configure employee self-onboarding access (anglais — pas encore traduit)
• Comment compléter le Guide d'inscription des employés
• Comment modifier l'information d'accueil et d'intégration d'un employé